Teneur de livres, comptable ou CPA : qui fait quoi (et de qui avez-vous besoin)?

« Teneur de livres », « technicien comptable », « comptable », « CPA » : dans le langage courant, on mélange tout. Pourtant, ce sont des métiers différents, avec des compétences différentes, des tarifs différents — et, dans un cas, un titre réservé par la loi dont les détenteurs peuvent signer des rapports que personne d’autre ne peut signer.

Confondre ces rôles coûte cher dans les deux sens. Payer un tarif de CPA pour de la saisie de transactions, c’est trop payer toute l’année. Confier sa fin d’exercice à quelqu’un qui ne peut pas signer ce que la banque exige, c’est payer deux fois pour refaire le travail.

Ce que fait un teneur de livres (ou technicien comptable)

Le teneur de livres tient le registre quotidien de votre entreprise : il saisit et classe les transactions, concilie les comptes bancaires et les cartes de crédit, gère la facturation et les paiements, traite la paie et remet à temps les retenues à la source. Une bonne tenue de livres, c’est une discipline hebdomadaire ou mensuelle, et son livrable, c’est un dossier propre et concilié dans QuickBooks en ligne ou Xero.

« Teneur de livres » et « technicien comptable » ne sont pas des titres réservés au Canada. N’importe qui peut s’afficher ainsi; les références et un historique de conciliations propres et à temps comptent donc plus que l’étiquette.

Ce que fait un comptable

« Comptable » est un mot plus large. Le comptable travaille en général un cran au-dessus des transactions : fermetures de mois, écritures de régularisation, états financiers internes, budgets, analyse des flux de trésorerie, souvent la préparation des déclarations. Plusieurs comptables font un excellent travail sans détenir de titre professionnel.

Mais au Québec comme ailleurs au Canada, le mot « comptable » employé seul n’est pas un titre réservé. Le titre encadré par la loi — avec inspection professionnelle obligatoire, formation continue, assurance responsabilité et code de déontologie — c’est CPA.

Ce qu’est un CPA — et ce que lui seul peut signer

CPA (comptable professionnel agréé) est un titre réservé. Au Québec, seuls les membres de l’Ordre des CPA du Québec peuvent l’utiliser; l’Ordre inspecte ses membres, les encadre et peut les sanctionner. Utiliser le titre sans être membre constitue une infraction.

Plus important encore pour votre entreprise : certaines missions sont réservées.

Les missions d’audit et d’examen. Ces rapports d’assurance ne peuvent être signés que par un CPA titulaire d’un permis de comptabilité publique. Pas de permis, pas de rapport.
La mission de compilation. Ce sont les états financiers de fin d’exercice de la plupart des PME incorporées. Elle n’offre aucune assurance, mais un cabinet CPA la réalise selon une norme professionnelle (NCSC 4200), et c’est ce que les prêteurs s’attendent généralement à recevoir avec vos déclarations de revenus.

Techniquement, n’importe qui peut remplir une T2 ou une CO-17. La vraie question : qui répond des chiffres quand la banque, Revenu Québec ou l’ARC pose des questions?

Qui fait quoi : comparaison rapide

Saisie et classement des transactions : teneur de livres (ou de bonnes habitudes logicielles).
Conciliations bancaires, facturation, remises de paie : teneur de livres.
Rapports internes mensuels et analyse : comptable, ou un technicien comptable d’expérience.
États financiers de fin d’exercice (compilation) : cabinet CPA.
Déclarations de revenus des sociétés — T2 et CO-17 : cabinet CPA en pratique; ces chiffres déterminent votre facture d’impôt.
Planification fiscale — salaire ou dividendes, structure corporative : CPA.
Examen ou audit exigé par un prêteur, un investisseur ou un programme de subventions : CPA titulaire d’un permis, sans exception.

Le montage typique d’une PME incorporée

La plupart des PME incorporées finissent par adopter le même montage : un logiciel comptable infonuagique (QuickBooks en ligne ou Xero), un teneur de livres à temps partiel ou une discipline interne pendant l’année, et un cabinet CPA en fin d’exercice pour la compilation, les déclarations et la planification fiscale.

Les délais expliquent pourquoi la portion fin d’exercice n’est pas optionnelle. Vos déclarations T2 et CO-17 doivent être produites dans les six mois suivant la fin de l’exercice, mais le solde d’impôt, lui, est généralement payable deux mois après la fin de l’exercice — trois mois au fédéral pour bon nombre de SPCC qui demandent la déduction pour petites entreprises. Un CPA qui voit vos chiffres avant l’échéance peut encore changer le résultat; après, il ne peut que le constater.

Chez Stamped, la fin d’exercice fonctionne avec des prix fixes et publiés : la mission de compilation à partir de 2 900 $ et les déclarations de revenus des sociétés (T2 et CO-17) à partir de 1 475 $.

Ai-je besoin d’un teneur de livres ou d’un comptable?

Posez-vous ces questions, dans l’ordre :

Vos livres sont en retard — comptes non conciliés, boîte de factures? Il vous faut d’abord de la tenue de livres. Aucun comptable ni CPA ne peut produire des états fiables à partir de livres en désordre; on vous facturera le ménage.
Moins d’une cinquantaine de transactions par mois, aucun employé? Un logiciel avec flux bancaires et quelques heures disciplinées par mois suffisent souvent — pas encore besoin d’un teneur de livres.
Des employés, de la paie, un volume qui grossit? Un teneur de livres à temps partiel se paie généralement tout seul en pénalités évitées et en heures récupérées.
Vous êtes incorporé? Alors il vous faut un CPA en fin d’exercice, peu importe le reste — pour les états financiers que votre banque demande et pour les T2 et CO-17 qui fixent votre impôt.
Des décisions importantes à venir — salaire ou dividendes, achat d’équipement, vente éventuelle? C’est du ressort du CPA : de la planification fiscale, pas de la tenue de livres.

Pour la plupart des propriétaires dirigeants incorporés, la vraie réponse est « les deux — mais pas pour les mêmes tâches, ni au même tarif ».

Comment Stamped travaille avec votre teneur de livres

Stamped est un cabinet CPA, pas un service de tenue de livres — et c’est voulu. Si vos livres ont besoin d’attention régulière pendant l’année, nous vous dirigerons vers le bon montage logiciel ou un partenaire en tenue de livres plutôt que de vous vendre des heures qu’un CPA ne devrait pas facturer.

En fin d’exercice, nous nous connectons directement à QuickBooks en ligne ou à Xero, nous récupérons la balance de vérification et nous travaillons à partir de vos vraies données. Les questions passent par notre plateforme, les réponses arrivent en moins de 24 heures, et votre teneur de livres reste dans la boucle — nous préférons corriger un classement avec lui en octobre que le démêler en mars.

Nous travaillons entièrement en ligne, avec des CPA à notre siège social de Québec, et nous servons les entreprises incorporées de toutes les provinces. Votre teneur de livres tient les livres. Nous signons la fin d’exercice.

Questions fréquentes

Le mot « comptable » est-il un titre réservé au Québec?

Non. N’importe qui peut se dire comptable ou teneur de livres. Le titre réservé, c’est CPA : il est encadré par l’Ordre des CPA du Québec, et l’utiliser sans être membre constitue une infraction.

Un technicien comptable peut-il produire mes déclarations T2 et CO-17?

Préparer une déclaration n’est pas un acte réservé, mais les missions d’audit et d’examen le sont, et les prêteurs s’attendent généralement à des états financiers produits par un cabinet CPA. En pratique, les sociétés confient au même CPA les états de fin d’exercice et les déclarations T2 et CO-17, puisque ces chiffres déterminent l’impôt à payer.

Ai-je besoin d’un CPA si j’ai déjà un teneur de livres?

Oui, si vous êtes incorporé. Le teneur de livres garde vos livres à jour pendant l’année; le cabinet CPA prépare les états financiers de fin d’exercice, les déclarations T2 et CO-17 et la planification fiscale. Les deux rôles se complètent.

Combien coûte la fin d’exercice avec un cabinet CPA?

Chez Stamped, les prix sont fixes et publiés : les un mandat de déclarations seules (T2 et CO-17) à partir de 1 475 $ et le forfait de fin d’année — états financiers et déclarations — à partir de 2 900 $. Les missions d’examen et d’audit sont tarifées sur mesure.

Quelle est la différence entre la tenue de livres et une mission de compilation?

La tenue de livres, c’est l’enregistrement et la conciliation des transactions en continu pendant l’année. La mission de compilation, c’est un mandat de fin d’exercice où un cabinet CPA transforme ces chiffres en états financiers selon la norme NCSC 4200 — le document que votre banque demande habituellement.