PC & ASSOCIÉ

Introduction

PC & Associé, une entreprise de services comptables basée à Québec, faisait face à des défis importants en matière de réactivité envers les clients et d'efficacité opérationnelle. Cette étude de cas met en valeur comment l'entreprise a transformé ses processus et amélioré ses activités opérationnelles en utilisant l’application Stamped, une solution conçue pour simplifier les procédures de fin d'année et améliorer la satisfaction des clients.

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À propos de PC & Associé

PC & Associé se spécialise dans la tenue de livre et les services de fin d'année pour les petites et moyennes entreprises. Leur approche met l'accent sur les relations humaines et utilise des technologies avancées ainsi que des solutions innovantes. L'engagement de l'entreprise envers l'excellence garantit aux clients un service de haute qualité, favorisant des relations durables grâce à une écoute active et une collaboration.

Contexte et Défis

D'août à octobre 2023, un technicien de PC & Associé a effectué des appels de suivi bihebdomadaires aux clients pour obtenir des réponses. Pendant cette période, l'entreprise a rencontré plusieurs défis:

• Réponses tardives des clients : Les clients ayant des impôts à payer répondaient souvent en retard aux appels de suivi, tandis que ceux n'ayant pas de solde d'impôt ignoraient fréquemment les demandes jusqu'à l'intervention de Revenu Québec ou d'une institution financière.

• Augmentation des coûts opérationnels : Les rappels fréquents ont augmenté les coûts opérationnels, car ces suivis étaient inclus dans le tarif forfaitaire facturé aux clients. Cela a limité les ressources et réduit la capacité de production.

• Retards dans les états financiers : Le retard dans les réponses des clients a entraîné des retards dans la production des états financiers, provoquant frustration et insatisfaction de la clientèle.
  

Solution

PC & Associé a décidé d’adopter Stamped après avoir évalué diverses options. La décision a été motivée par les caractéristiques clés suivantes de Stamped:

• Demandes client standardisées : L'interface simple à utiliser et les modèles intégrés dans Stamped ont aidé à standardiser les diverses demandes faites aux clients en fonction des situations. Cette standardisation a assuré cohérence et clarté dans la communication, entraînant une amélioration des réponses des clients.

• Suivi des mandats : Une fonctionnalité qui identifie les mandats sans activité depuis plus de 10 jours a permis d'éviter les dossiers oubliés et de faciliter une communication en temps opportun avec les clients. Cette approche proactive a permis à l'entreprise de prioriser les clients chaque semaine et de traiter les tâches en attente de manière efficace.

• Communication améliorée: Les rappels automatisés ont réduit les suivis manuels, diminuant ainsi les coûts opérationnels et améliorant la productivité.

Mise en œuvre

La mise en œuvre structurée de Stamped a commencé en novembre 2023, avec des séances de formation initiale pour familiariser le personnel avec le nouveau système. La rapidité d’exécution des dossiers fut impressionnante, certains dossiers étant commencés et terminés en moins de deux semaines grâce à des méthodes de communications distinctes facilitant la documentation. Cela à mener PC & Associé à poursuivre une intégration complète avant la saison des impôts personnels (T1). Du 1er au 10 mars 2024, ils ont intégré tous leurs clients pour la saison des impôts personnels (T1/TP1), créant une discussion de base pour chaque client afin d'assurer un alignement et un traitement efficace des déclarations fiscales.

Résultats

L'adoption de Stamped a entraîné des améliorations significatives en termes d'efficacité opérationnelle et de productivité chez PC & Associé:

• Efficacité accrue: Environ 20 T1 supplémentaires ont été complétés, principalement pour des travailleurs autonomes. La centralisation des processus a permis à l'entreprise de traiter davantage de déclarations fiscales sans augmenter la charge de travail du personnel.

• Réduction du temps par dossier: Le temps passé par dossier a diminué d'environ 15 % par rapport aux années précédentes. Cette réduction du temps a permis à l'entreprise de se concentrer sur des cas plus complexes et d'améliorer la qualité globale du service.

• Amélioration du taux de réponse des clients : Les fonctionnalités collaboratives de Stamped ont conduit à des réponses plus rapides des clients, simplifiant le traitement des déclarations fiscales et réduisant le nombre de dossiers en attente.

• Réduction des heures supplémentaires et impact sur le personnel: Malgré l'augmentation de la charge de travail, le besoin d'heures supplémentaires a été minimisé, avec seulement une semaine d'heures supplémentaires requises vers la fin de la saison fiscale. Les tâches corporatives ont été largement préservées, permettant à l'entreprise de maintenir un flux de travail équilibré.

• Allocation du temps: La proportion de temps consacrée aux T1 est passée de 80 % à 45 %, permettant une meilleure gestion des autres activités commerciales et améliorant la capacité de l'entreprise à gérer des tâches plus complexes.

• Rentabilité et performance: La transition du rôle de préparateur à celui de réviseur a significativement amélioré la rentabilité et la performance de l'entreprise. Cette efficacité a permis à PC & Associé d'élargir son équipe et sa base de clients sans compromettre la qualité des services offerts.

L'utilisation de Stamped a également permis à Philippe de modifier de manière significative ses responsabilités quotidiennes, lui permettant de se concentrer davantage sur la supervision stratégique et la gestion des relations avec les clients.

Conclusion

En mettant en œuvre Stamped, PC & Associé a transformé son processus de préparation des impôts, entraînant une augmentation de l'efficacité opérationnelle, une réduction des heures supplémentaires et une amélioration de la satisfaction des clients. L'entreprise est désormais mieux positionnée pour gérer des cas fiscaux complexes et se concentrer sur les activités de croissance stratégique, assurant ainsi un succès à long terme et des relations clients renforcées.